Offres d'emploi

Les Festivals de Wallonie recrutent :

‍

Un.e Assistant.e de direction temps plein (H/F/X)

‍1) DESCRIPTION GENERALE DE LA FONCTION

En étroite collaboration et sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant.e de direction :

• Soutient la Directrice dans la gestion courante de l’asbl
• Assure le suivi administratif quotidien des salariés (saisie des données, tenue des dossiers individuels, maladies, accidents, congés, entrées et sorties de personnel…) et des différents fournisseurs de services.
• Est l’intermédiaire privilégié de l’asbl auprès du secrétariat social et des différents prestataires de services liés à la gestion du personnel.
• Exécute les opérations mensuelles liées à la paie.
• Réunit auprès des membres de l’équipe les différents éléments utiles à la réalisation des rapports d’activité.
• Constitue, introduit et assure le suivi des dossiers de subventions publiques et de sponsoring / partenariats privés liés à l'activité (demandes, liquidation, contreparties…).
• Gère le secrétariat lié aux réunions des instances: convoque, rédige les PV, envoie les documents préparatoires,…
• Assume le service de suivi aux spectateurs par téléphone et e-mail.
• Assure le suivi de la billetterie en ligne, depuis l’encodage et la gestion des commandes clients jusqu’à la clôture des comptes.
• Représente la Directrice lors de certaines réunions, événements et manifestations en lien avec les partenariats institutionnels et privés.
• Est l’intermédiaire privilégié.e auprès des partenaires publics et privés et du protocole
• …

Description de tâches (à titre d’exemples)

• Rédiger des notes, correspondances, PV, rapports à partir de consignes orales ou manuscrites.
• Convoquer les participants aux réunions et activités et organiser la logistique des réunions.
• Réaliser des tableaux de bord statistiques.
• Encoder les congés et absences pour l'ensemble des salariés.
• Gérer une base de données de partenaires / sponsors potentiels.
• Établir des plannings et calendriers relatifs aux demandes de subventions et de sponsoring.
• Sur base d’informations fournies par la Directrice et / ou la chargée de communication, constituer des dossiers administratifs.
• Accueillir les sponsors et leurs invités lors des concerts organisés.
• Assurer le suivi de l’organisation de réceptions à destination des sponsors, du protocole, …
• …

2) PROFIL

• Vous êtes titulaire d’un Master (ressources humaines, gestion d’événements culturels, sciences humaines ou équivalent) ;
• Vous avez une expérience professionnelle de minimum 3 ans ;
• Vous avez des connaissances en matière de législation sociale ;
• Vous manifestez de l’intérêt pour les arts de la scène en général et la musique classique en particulier ;
• Vous êtes doté(e) d’excellentes capacités d’expression orale et écrite ;
• Vous avez une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé
• La connaissance du néerlandais est un atout ;
• Vous avez d’excellentes connaissances des outils informatiques courants (MS Office, Word, Excel...) et vous vous familiarisez facilement aux nouveaux logiciels ;
• Vous avez le goût du travail en équipe (6 personnes)
• Vous avez une bonne capacité de résistance au stress ;
• Vous faites preuve de rigueur, de précision, de proactivité ;
• Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de planification ;
• Vous êtes disponible le soir et le week-end ;
• Une connaissance élémentaire des règles en matière de marchés publics est un avantage ;
• Vous disposez d’un véhicule ;

OFFRE

Cette fonction s’exerce dans le cadre d’un contrat de remplacement à durée déterminée à temps plein. Le régime de travail est de 38 heures par semaine.

Lieu de travail : au siège de l’association - Boulevard Audent, 24 à 6000 Charleroi.

L’engagement est prévu le 17 juillet 2023.

Conditions salariales liées à l’expérience et l’ancienneté suivant les barèmes de la CP 329.02.

3) MODALITES DE RECRUTEMENT

Si vous êtes intéressé(e) par cette fonction, veuillez envoyer votre CV complet accompagné d’une lettre de motivation avant le 16 juin 2023 au plus tard (date de clôture) à l’adresse mail suivante : administration@lesfestivalsdewallonie.be

Les entretiens avec les candidats retenus sur dossier se dérouleront dans le courant de la semaine du 3 juillet 2023.

Personne de contact : Isabelle Bodson – 071 51 78 00 – isabelle.bodson@lesfestivalsdewallonie.be‍