Offres d'emploi

Les Festivals de Wallonie recrutent

Un(e) Assistant(e) de direction temps plein (H/F)

Description de l’Institution :

Acteurs incontournables de la vie musicale en Wallonie, les Festivals de Wallonie sont nés, en 1971, de l’union des Festivals de Stavelot, Liège, Saint-Hubert, Namur, du Hainaut, et du Brabant wallon, dont il a préservé l’identité lui permettant de poursuivre des objectifs partagés. Le Festival Musiq’3 a rejoint cette fédération dynamique dès 2011 et en constitue la branche bruxelloise.

Les Festivals de Wallonie organisent chaque année de juin à octobre plus ou moins 150 concerts sur l’ensemble du territoire de la Wallonie et à Bruxelles (Flagey), réunissant un public de plus de 40.000 spectateurs.

S’il s’agit le plus souvent de mélomanes fidèles aux Festivals ou, du moins, habitués à la fréquentation de concerts de musique classique et/ou coutumiers des saisons des “grandes maisons”, les Festivals de Wallonie ont pour ambition de s’ouvrir à des publics diversifiés, tant sur le plan des tranches d’âge que des catégories socio-économiques auxquelles ils appartiennent.

La production annuelle des Festivals de Wallonie destinée aux familles est désormais attendue chaque été comme LE rendez-vous incontournable des petits et des grands avec la musique classique et la création. Chaque saison, ce rendez-vous séduit à lui seul entre 3000 et 3500 spectateurs. Moment de découverte, d’échanges et de rencontres, il est le prétexte à un premier contact avec la “grande” musique.

D’autres projets s’inscrivent  dans ce même souci d’ouverture et de développement le plus large possible du public : Supernova - projet de soutien aux jeunes musiciens des deux communautés linguistiques; Musma – projet de soutien à la création contemporaine; projets de programmation cross-over;…

1. DESCRIPTION GENERALE DE LA FONCTION

En étroite collaboration et sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction :

  • Soutient la Directrice dans la gestion courante de l’asbl
  • Assure le suivi administratif quotidien des salariés (saisie des données, tenue des dossiers individuels, maladies, accidents, congés, entrées et sorties de personnel…) et des différents fournisseurs de services.
  • Est l’intermédiaire privilégié de l’asbl auprès du secrétariat social et des différents prestataires de services liés à la gestion du personnel.
  • Exécute les opérations mensuelles liées à la paie.
  • Constitue, introduit et assure le suivi des dossiers de subventions publiques et de sponsoring / partenariats privés liés à l'activité (demandes, liquidation, contreparties…).
  • Gère le secrétariat lié aux réunions des instances: convoque, rédige les PV, envoie les documents préparatoires,…
  • Représente la Directrice lors de certaines réunions, événements et manifestations en lien avec les partenariats institutionnels et privés.

Description de tâches (à titre d’exemples)

  • Rédiger des notes, correspondances, PV, rapports à partir de consignes orales ou manuscrites.
  • En concertation avec la secrétaire, convoquer les participants aux réunions et activités et organiser la logistique des réunions.
  • Réaliser des tableaux de bord statistiques.
  • Encoder les congés et absences pour l'ensemble des salariés.
  • Participer aux recrutements par la diffusion de l’information, le tri des CV, …
  • Constituer et gérer une base de données de partenaires / sponsors potentiels.
  • Établir des plannings et calendriers relatifs aux demandes de subventions et de sponsoring.
  • Sur base d’informations fournies par la Directrice et / ou le chargé de communication, constituer des dossiers administratifs.
  • Accueillir les sponsors et leurs invités lors des concerts organisés.
  • Assurer le suivi de l’organisation de réceptions à destination des sponsors, du protocole, …

2. PROFIL

  • Vous êtes titulaire d’un Baccalauréat (secrétariat de direction, gestion des ressources humaines ou équivalent) ;
  • Vous avez une expérience professionnelle de minimum 5 ans, dont minimum 3 dans le secteur culturel ;
  • Vous avez des connaissances en matière de législation sociale ;
  • Vous manifestez de l’intérêt pour les arts de la scène en général et  la musique classique en particulier ;
  • Vous êtes doté(e) d’excellentes capacités d’expression orale et écrite ;
  • Vous avez une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé
  • La connaissance du néerlandais est un atout ;
  • Vous avez d’excellentes connaissances des outils informatiques courants (MS Office, Word, Excel...) et vous vous familiarisez facilement aux nouveaux logiciels ;
  • Vous avez le goût du travail en équipe (5 personnes)
  • Vous avez une bonne capacité de résistance au stress ;
  • Vous faites preuve de rigueur, de précision, de proactivité ;
  • Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de planification ;
  • Vous êtes disponible le soir et le week-end ;
  • Une connaissance élémentaire des règles en matière de marchés publics est un avantage ;
  • Vous disposez d’un véhicule ;

OFFRE

Cette fonction s’exerce dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée à temps plein. Le régime de travail est de 38 heures par semaine. Lieu de travail : Namur, au siège de l’association. Barèmes de la C.P 329 (échelon 4).

3) MODALITES DE RECRUTEMENT

Si vous êtes intéressé(e) par cette fonction, veuillez envoyer votre CV complet accompagné d’une lettre de motivation avant le 13 mai 2019 au plus tard (date de clôture) à l’adresse mail suivante : administration@lesfestivalsdewallonie.be

Personne de contact : Isabelle Bodson, directrice – 081 73 37 81isabelle.bodson@lesfestivalsdewallonie.be

Les entretiens se dérouleront la semaine du 13 mai 2019.
Engagement prévu le lundi 20 mai 2019.